Блог

Переход на электронные перевозочные документы: что нужно знать бизнесу

2026-04-09 09:29
С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок обязаны перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД). Бумажные версии перестанут иметь юридическую силу. Разберём подробнее, как это повлияет на бизнес, опираясь на данные исследований и экспертные оценки.

Изменения документооборота для участников грузоперевозок могут затронуть до 95 % бизнеса в России, говорится в исследовании аналитиков сервиса «Транспортный ЭДО» Точка Банка, с которым ознакомился Forbes.

Что происходит?

Новые правила касаются логистов, грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов и любого бизнеса, который отправляет или принимает товары.

Оценки охвата:

  • теоретически — до 95 % предпринимателей (около 3 000 кодов ОКВЭД);
  • по данным Точка Банка (2025 год) — примерно 31 % компаний уже связаны с грузоперевозками;
  • по оценке Kept — 70–80 % российских компаний;
  • по мнению партнёра Б1 — наиболее реалистичная оценка — около трети компаний.

Чаще всего к грузоперевозчикам обращаются селлеры, строители, оптовики и компании из сфер дистрибуции, оптовой торговли, производства и электронной торговли.

По данным Росстата и Минтранса, за январь–май 2025 года грузооборот автомобильного транспорта составил 164,1 млрд т·км, что демонстрирует рост на 6,3 % к аналогичному периоду 2024 года.

Что входит в ЭПД?

  1. транспортные накладные;
  2. заказы и заявки на перевозку;
  3. экспедиторские документы;
  4. сопроводительные документы на груз и т. д.

Что ожидается?

По оценкам экспертов и данным отраслевых ассоциаций, преимущества включают:

  • «обеление» бизнеса в сфере грузоперевозок: сокращение схем уклонения от налогов, повышение прозрачности рынка;
  • ускорение оформления документов в 2 раза (по данным ПЭК);
  • сокращение доли рутинных операций на 50 % за счёт автоматизации (ПЭК);
  • снижение риска ошибок и потерь документов из‑за человеческого фактора;
  • улучшение контроля за логистическими процессами: возможность отслеживать статусы грузов в режиме реального времени;
  • интеграцию с другими цифровыми системами (ERP, CRM, учётные программы), что повышает общую эффективность бизнес‑процессов;
  • упрощение взаимодействия с госорганами: сокращение сроков проверок и отчётности.

Минтранс РФ отмечает, что внедрение ЭПД позволит снизить административную нагрузку на бизнес в долгосрочной перспективе.

Кроме основных трат представителей бизнеса ждут и дополнительные расходы:

  • оборудование (например, планшеты для водителей);
  • программное обеспечение;
  • обучение сотрудников;
  • возможная доработка IT‑инфраструктуры.

Потенциальные сложности:

  • разный уровень цифровой готовности компаний в регионах;
  • отсутствие мобильного интернета в точках погрузки/разгрузки;
  • штрафы;
  • неоднозначность в трактовке правил (например, нужно ли применять ЭПД покупателю, если доставка осуществляется силами поставщика);
  • необходимость синхронизации систем с контрагентами, которые могут отставать в цифровизации;
  • риски кибератак и утечки данных при переходе на цифровые платформы.

Согласно исследованию Ассоциации операторов электронного документооборота (АОЭД), около 40 % малых предприятий пока не готовы к полному переходу на ЭПД из‑за нехватки ресурсов и компетенций.

В ряде стран электронный документооборот в логистике развивается уже более 10 лет. Ключевые выводы:

  • переход занимает 2–3 года даже у крупных игроков;
  • первые 6–12 месяцев наблюдаются рост издержек и временные сбои в цепочках поставок;
  • в долгосрочной перспективе выигрыш в эффективности составляет 15–25 %;
  • критически важна поддержка государства: субсидии на внедрение, обучение, единые стандарты.

Рекомендации бизнесу

  1. Провести аудит текущих процессов: проанализировать, как сейчас оформляются перевозки внутри компании, какие документы используются, кто отвечает за их оформление.
  2. Оценить готовность IT‑инфраструктуры: проверить, совместимы ли учётные системы с ЭПД, требуется ли обновление ПО или закупка нового оборудования.
  3. Составить бюджет перехода: учесть не только стоимость лицензий, но и затраты на обучение, техподдержку, возможные доработки.
  4. Обучить сотрудников: организовать тренинги по работе с ЭПД для логистов, бухгалтеров, водителей и других ответственных лиц.
  5. Выстроить коммуникацию с контрагентами: согласовать форматы обмена данными, сроки подписания документов, порядок разрешения споров.
  6. Протестировать систему: запустить пилотный проект на ограниченном потоке грузов, чтобы выявить и устранить проблемы до массового внедрения.
  7. Мониторить изменения в законодательстве: следить за уточнениями правил, новыми нормативными актами и разъяснениями госорганов.
  8. Рассмотреть возможность господдержки: изучить программы субсидий и грантов на цифровизацию малого и среднего бизнеса.
  9. Многие логистические операторы и представители услуг комплексного складского обслуживания (3PL) уже адаптировались к работе с электронными перевозочными документами и обладают необходимой инфраструктурой. Это позволяет бизнесу передать им часть функций и снизить нагрузку на собственные ресурсы.

Какие задачи можно делегировать логистическим операторам?

Оформление ЭПД. Оператор берёт на себя заполнение, подписание и отправку электронных накладных и сопутствующих документов.

Интеграция с госсистемами. Логистический провайдер обеспечивает подключение к ГИС ЭПД (государственной информационной системе электронных перевозочных документов) и другим обязательным платформам.

Синхронизация данных. Оператор отвечает за обмен информацией между системами клиента и контрагентами, включая перевозчиков и грузополучателей.

Контроль сроков подписания. Провайдер отслеживает, чтобы все участники цепочки подписывали документы в установленные сроки (например, в течение 2–3 часов), и оперативно реагирует на задержки.

Техническая поддержка. Логистический оператор предоставляет консультации водителям, экспедиторам и сотрудникам клиента по работе с интерфейсами ЭПД.

Архивирование и отчётность. Хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства и формирование отчётности для госорганов.

Мониторинг статусов грузов. Отслеживание перемещения грузов и актуализация данных в режиме реального времени с отражением в ЭПД.

Когда это особенно выгодно?

  1. У компании ограниченные IT‑ресурсы — нет возможности дорабатывать собственные системы или обучать большой штат сотрудников.
  2. Бизнес имеет нерегулярные или сезонные перевозки — выгоднее платить за услугу по факту, чем содержать отдельную команду.
  3. Компания работает с множеством контрагентов в разных регионах — оператор обеспечит единую точку взаимодействия и стандартизацию процессов.
  4. Требуется быстрый старт — переход на ЭПД без длительной подготовки.
  5. Логистические процессы не являются ключевой компетенцией бизнеса (например, для розничных сетей или производителей, фокусирующихся на выпуске продукции).